Hai,

Saya pengguna baru Drive HQ dan apa yang telah saya uji sejauh ini cukup menjanjikan. Kami adalah perusahaan kecil dengan 15 karyawan dan kami biasa berbagi server file dengan struktur folder yang cukup kompleks. Saya telah memigrasikan seluruh hierarki folder ke Drive HQ dan sekarang saya mencoba mencari tahu cara mengatur hak akses.

Pertanyaan saya sederhana: kami memiliki folder utama 'A' dan 3 subfolder A1, A2, dan A3. Saya ingin membagikan semua folder tersebut kepada karyawan kecuali A3. Berikut yang telah saya coba:

Opsi 1) Saya telah membagikan folder root 'A'. Yang saya sukai adalah dengan membagikan folder, pengguna memiliki akses ke semua subfolder. Bagus, tetapi bagaimana cara membatasi akses folder A3?

Opsi 2) Saya hanya membagikan folder A1 dan A2. Ini berfungsi, tetapi pengguna tidak melihat folder root A. Mereka langsung melihat folder A1 dan A2. Saya ingin pengguna saya dapat mengakses folder A1 dan A2 dengan menelusuri folder root A. Ini karena hierarki folder kami cukup kompleks dan akan membantu menemukan informasi dengan menelusuri struktur saat mengakses file.

Adakah yang bisa membantu saya?

Terima kasih atas bantuan Anda

Greg

Hai Greg, saya tahu kami sudah menjawab pertanyaan Anda melalui email. Berikut jawabannya untuk pengguna lain. 

>>> Pertanyaan saya sederhana: kami memiliki folder utama 'A' dan 3 subfolder A1, A2, dan A3. Saya ingin membagikan semua folder tersebut kepada karyawan kecuali A3. Berikut yang telah saya coba:

>>> Opsi 1) Saya telah membagikan folder root 'A'. Yang saya sukai adalah dengan membagikan folder, pengguna memiliki akses ke semua subfolder. Bagus, tetapi bagaimana cara membatasi akses folder A3?

Untuk saat ini, solusi termudah adalah memindahkan A3 keluar dari A. Jadi setelah itu Anda akan memiliki struktur folder berikut:

  \A A1

  \A A2

  \A3

Saat Anda membagikan Folder A kepada pengguna, pengguna tersebut juga dapat mengakses A1 dan A2; tetapi A3 tidak lagi berada di dalam A, sehingga pengguna tidak dapat mengakses A3. (Kami berencana untuk menambahkan fitur filter folder dalam beberapa bulan mendatang.)

>>> Opsi 2) Saya hanya membagikan folder A1 dan A2. Ini berfungsi, tetapi pengguna tidak melihat folder root A. Mereka langsung melihat folder A1 dan A2. Saya ingin pengguna saya dapat mengakses folder A1 dan A2 dengan menelusuri folder root A. Ini karena hierarki folder kami cukup kompleks dan akan membantu menemukan informasi dengan menelusuri struktur saat mengakses file.

Jika folder A memiliki banyak subfolder, misalnya A1, A2, ... A100, dan jika User1 dapat mengakses A1, A2, ... A90; dan User2 dapat mengakses A91, A92, ... A100. Maka Anda perlu membuat folder baru B pada level yang sama dengan A, dan memindahkan A91 - A100 ke B. Kemudian Anda dapat membagikan A kepada User1 dan B kepada User2.

Jika User2 perlu mengakses semua 100 subfolder, Anda hanya perlu membagikan A ke User1 dan User2, dan membagikan B ke User2.

Harap dicatat bahwa "User1" dapat digeneralisasikan untuk mewakili sekelompok pengguna dan sub-kelompok; dan User2 dapat mewakili kelompok pengguna dan sub-kelompok lainnya. Saat Anda berbagi Folder A, Anda dapat membagikannya ke beberapa pengguna, sub-kelompok, dan grup kontak. Anda juga dapat mengatur tingkat izin.

 Terima kasih atas jawabannya. Saya rasa kita bisa menyesuaikan struktur folder kita seperti yang Anda sarankan dan memberikan hak akses yang sesuai. Ini memang bukan solusi ideal karena kita harus mengakali pengorganisasian informasi secara alami untuk menyesuaikan keterbatasan teknis. Tapi tidak apa-apa. Setidaknya setelah memiliki struktur folder yang tepat, hak akses sangat mudah dikelola (dan dipahami). Jadi saya yakin ini cukup andal.

Selamat menikmati akhir pekan Anda

Greg